一份公文可以做到文字无错别字，但仍存在页边距、行文要素位置、字体字号或版记编排不规范的问题。内容校对重在语言表达和事实规范，格式检查重在版式和要素。两者应分别检查，最后合并复核。GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》在国家标准信息公共服务平台显示为现行标准。

第一步：检查适用范围与文种

先确认待检查的文件是否属于适用该标准的党政机关公文，及其具体文种和使用模板。内部通知、演示稿、合同材料或单位专用模板不应机械套用同一套格式规则。

第二步：检查用纸、版心与整体版面

核对A4用纸、版心、页边与行数等版面要素是否符合单位采用的标准模板。字体字号和版式参数应以现行标准原文及单位有效的配套要求为准，不建议仅凭肉眼对齐或随手复制旧文件。

第三步：检查版头信息

逐项核对需要使用的份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人及有关分隔线。不同文件并非每一项都必须出现，应结合文种和发文要求判断，不能为了补全清单而添加不适用的要素。

第四步：检查主体信息

核对标题、主送机关、正文层级、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件安排。标题应准确反映事由；正文层级既要保持表达清楚，也要检查序号、字体和缩进是否前后一致。

第五步：检查版记、页码及特殊版式

按适用文件检查抄送机关、印发机关和印发日期等版记信息、页码位置，以及信函、命令（令）等特殊格式是否选用了相应版式。对于电子公文，还应结合实际系统模板和文件交换要求核对，不应把纸质版式检查等同于电子文件合规的全部内容。

第六步：发布前把检查结果分为三类

• 硬性格式问题：明确不符合当前适用版式标准的项目，修改后再复核。
• 待确认问题：因文种、模板或单位规定而有条件的事项，由办公室/文秘人员确认。
• 文字内容问题：错别字、表述、标点、机构名称及事实引用，交由内容审校环节复核。

怎样使用智能工具配合格式自查？

可以先借助格式校对功能辅助定位疑似版式问题，再由经办人按现行标准、发文要求和原始文件进行人工核对。对于正式印发文件，不应把“一键检测通过”等同于全部合规。爱校对网站提供格式校对入口，也提供在线文稿审校和企业部署服务，具体检测范围与支持格式请以实际产品功能说明为准。

站内链接：

格式校对入口：https://www.ijiaodui.com/workbench/format；

在线校对：https://www.ijiaodui.com/workbench；

企业部署：https://www.ijiaodui.com/local

权威依据：GB/T 9704—2012（现行，国家标准信息公共服务平台）：https://openstd.samr.gov.cn/bzgk/std/newGbInfo?hcno=F3CC9BEF482524C895FDA7A08BB4A70E

发布前复核：专业人员按标准原文复核章节及适用条件；文章只是检查思路，不可冒称全文引用或全面法律合规审查。